Wir beraten Sie umfangreich und individuell zum Thema Verfahrensdokumentation und GoBD-Konformität.
Verfahrensdokumentation für Steuerkanzleien, Mandanten und Ihr Unternehmen
Das Thema Verfahrensdokumentation ist allgegenwärtig. Jedes Unternehmen unabhängig der Branche und der Größe ist sicher schon mal über das Thema Verfahrensdokumentation gestolpert. Häufig wird damit begonnen selbst die ersten Versuche der Erstellung der Verfahrensdokumentation zu gehen. Doch schnell stößt man an Grenzen. Was muss genau mit in die Verfahrensdokumentation aufgenommen werden? Arbeiten wir DSGVO-konform? Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? Viele Fragen, die von Experten schnell und konkret beantwortet werden können. Darum ist es sinnvoll, für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf einen Partner zurückzugreifen. Wir helfen Ihnen den richtigen Partner zu finden, um die Erstellung der Verfahrensdokumentation schnell, kostengünstig und professionell erledigen zu lassen.
Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?
Eine Verfahrensdokumentation wird benötigt, um interne Unternehmensprozesse transparent darzustellen und zu dokumentieren. Das erwartet die Finanzbehörde, um im Falle einer Betriebsprüfung die internen Abläufe innerhalb kurzer Zeit nachvollziehen zu können.
Vor allem beim Einsatz von Datenverarbeitungssystemen (Warenwirtschaft, CRM- oder ERP-System, Buchhaltung, etc.) spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle. Darin laufen Prozesse ab, die von außen nicht so einfach nachvollziehbar sind. Mit Hilfe der Verfahrensdokumentation werden die Prozesse nachvollziehbar dargestellt und die Manipulation der Daten kann so möglichst ausgeschlossen werden.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Jedes steuerpflichtige Unternehmen, das Prozesse mit Hilfe von Datenverarbeitungssystemen abbildet, sollte eine Verfahrensdokumentation haben.
Da nahezu kein Unternehmen mehr vollständig analog arbeitet, wird immer eine Verfahrensdokumentation benötigt.
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Wer profitiert von der Verfahrensdokumentation?
Sie als Unternehmen profitieren von einer Verfahrensdokumentation. Zum einen vermeiden Sie Hinzuschätzungen bei der nächsten Betriebsprüfung, wenn Sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können.
Zum anderen haben Sie durch die Verfahrensdokumentation eine detaillierte Prozessbeschreibung Ihres internen Vorgehens, um immer den Überblick über Ihre Abläufe zu behalten. Verantwortlichkeiten für einzelne Prozesse im Unternehmen sind klar geregelt. Damit kennt jeder Mitarbeitende seine genaue Aufgabe. Diese Prozessbeschreibungen dienen als Grundlage für die Optimierung und Erweiterung Ihrer internen Vorgehensweisen.
Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?
Das Risiko für eine Hinzuschätzung bei einer Betriebsprüfung kann deutlich reduziert werden. Bei einer Betriebsprüfung erwartet die Finanzbehörde eine lückenlose Dokumentation der Prozesse, die mit der Buchhaltung in Verbindung stehen. Wenn Ihre Verfahrensdokumentation diese detailliert beschreibt, können auch ggf. aufgekommene Schwachstellen in Ihrer Buchhaltung leichter entschuldigt werden. Sie haben aber noch weitere Vorteile. Durch die dokumentierten Prozesse können neue Mitarbeiter schneller und einfacher eingelernt werden, Vertretungen einfacher gehandhabt werden und Sie haben eine vollständige Übersicht über die Ist-Prozesse Ihres Unternehmens.
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Was ist der Unterschied zwischen einer Verfahrensdokumentation und einer Prozessdokumentation?
Die Prozessdokumentation ist ein Teil der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation ist in unterschiedliche Teile gegliedert. Ein Bereich ist die Dokumentation Ihrer internen Prozesse. Dabei sind die genauen Abläufe, die Verantwortlichkeiten und die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme relevant.
Es gibt auch die Möglichkeit die Verfahrensdokumentation selbst mit einer Softwarelösung zu erstellen, die den Rahmen für die Erstellung schon vorgibt. Falls hierbei Fragen aufkommen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen oder zu einzelnen Inhalten, kann auch nur hierfür ein Partner für die Beantwortung der im Raum stehenden Fragen hinzugezogen werden. Unabhängig davon, ob Sie eine Beratung für einzelnen Themenfelder der Verfahrensdokumentation benötigen oder einen Partner, der die gesamte Erstellung der Verfahrensdokumentation für Sie übernimmt. Wir finden den Richtigen!
Sie benötigen eine Verfahrensdokumentation für die Belegablage, eine Verfahrensdokumentation für die Kasse oder eine Verfahrensdokumentation für das Ersetzende Scannen? Wir finden den passenden Ansprechpartner für Sie, um Ihr individuelles Anliegen zu erfüllen. Finden Sie mit uns einen vertrauensvollen Partner für die Beratung und die Erstellung zum Thema Verfahrensdokumentation.